Abandona el uso de Whatsapp en tu empresa y pásate a Slack

Ya te expliqué en mi anterior artículo por qué Whatsapp no es un herramienta de uso empresarial y hoy me gustaría darte a conocer a Slack, un verdadero entorno empresarial para gestionar de forma eficiente las comunicaciones, tanto internas como externas de tu empresa.

Antes de nada, hay que comentar que Slack no es totalmente gratis. Dependiendo de la estructura de tu empresa y de sus necesidades puede resultarte suficiente con la versión gratuita o tal vez requieras pasar a un plan de pago que, lógicamente te ofrecerá muchas más posibilidades.

Slack es un entorno totalmente configurable, por lo que no tiene una única forma de trabajar. Puedes organizar el entorno por departamentos o por proyectos, como prefieras. Si por ejemplo eres un colegio, podrías organizar la estructura de Slack por cursos, de forma que en uno de ellos estén los profesores que dan clase en ese curso, más el coordinador de etapa, el jefe de estudios y el director, por ejemplo. También podrías organizar el entorno por departamentos de asignaturas o incluso ambos. En el caso de una empresa manufacturera, podría haber una estructura por departamentos, en la que hubiera canales de comunicación para dirección, finanzas, compras, oficina técnica, taller, ventas, y soporte postventa, por ejemplo. Las posibilidades organizativas son tantas como el análisis de tu estructura empresarial lo determine.

Slack, por descontado, es utilizable tanto en ordenadores a través de la web de Slack, como desde la app para móviles y la organización de la presentación en pantalla dependerá del tamaño de ésta.

Otro detalle a tener en cuenta es que se necesita de una persona que se encargue de administrar el entorno. Será quien tenga todo el organigrama de la empresa y se encargue de las altas y bajas de los componentes de cada canal y del propio sistema. No es admisible, como he visto en más de una ocasión, que una persona que ya no trabaja en la empresa, siga recibiendo correos con información interna, meses más tarde de haber causado baja en la empresa porque nadie está encargado de administrar el sistema de comunicaciones de la empresa, siendo aquello un ente con vida propia y autogestionada (osea: un caos). Tampoco es admisible que haya quien recibe información que no le compete, por ejemplo planos técnicos enviados a alguien de ventas o informes financieros enviados a alguien de taller. De todas estas cosas debe estar pendiente la persona que administre el entorno y de acuerdo con las directrices de dirección que se encargará de cerrar los canales de comunicación fuera de los horarios laborales dejando únicamente abiertos aquellos que por su particular naturaleza lo requieran.

La apariencia del entorno de Slack es similar a la del entorno de correo electrónico, donde está la bandeja de entrada con los mensajes sin leer de tipo genérico, los hilos de conversación en los que cada uno participa, la papelera, los borradores, los mensajes directos entre empleados y poco más. Luego está cada uno de los canales de comunicación en función de la estructura empresarial creada y, de existir, los canales de comunicación externos, ya sea con clientes o proveedores.

Dentro de estos canales, además de conversaciones puede haber documentación, bien sea a través de archivos adjuntos o integrando vinculaciones de servicios como Dropbox, Google Drive, Box y muchos otros. Así, por ejemplo, en una empresa manufacturera podrían estar los planos de producción alojados en una carpeta de Dropbox correspondiente a un proyecto en curso y a la que tengan acceso aquellas personas que participen en dicho proyecto.

En lo relativo a la mensajería, Slack incorpora todo un sistema de mensajes de texto, audio y vídeo que posibilita desde un simple mensaje de texto persona a persona, hasta la posibilidad de organizar una reunión cuyos participantes podrán asistir simplemente abriendo la ventana de la reunión, sin necesidad de desplazarse desde su lugar de trabajo hasta la sala de reuniones o desde su domicilio o desde el hotel, si es que están en un viaje de trabajo, o desde el domicilio del cliente, si están en una visita de empresa. Y todo ello sin abandonar el mismo entorno de comunicación interna de la empresa y sin tener que recurrir a diferentes servicios, uno para cada situación.

Y cómo no, Slack cuenta también con un calendario de eventos y un generador de flujos de trabajo que permite ver de forma muy gráfica toda la planificación de la empresa compartimentada por grupos de interés. Y hay mucho más, pero tampoco creo que sea necesario extenderme mucho más. Creo que con esto es más que suficiente para que veas que Whatsapp no es la herramienta de trabajo adecuada para gestionar las comunicaciones de tu empresa, ya sea ésta una pequeña tienda que llevas tú y dos empleados o una macro-empresa con miles de empleados. Hay herramientas especializadas y Slack es una de ellas.

Author: fbueno.net

Sarcástico, irónico y cáustico. Agnóstico, irreverente, apolítico, apátrida y ciertamente asocial. Defensor del abstencionismo reflexivo y amante del Rock.