Estrategia de catalogación de apuntes personales

Existen una serie de técnicas que permiten mejorar las estrategias de captura de información y su posterior catalogación. En un artículo anterior te di unas cuantas pistas para iniciar tu propia estrategia de captura de información a partir de fuentes de contenidos basadas en RSS.

Todo profesional, independientemente del ámbito profesional al que pertenezca, siempre tendrá que acudir a sus fuentes de información bien como forma de aprendizaje o para documentarse ante un nuevo proyecto. Esta adquisición de información implica un almacenamiento perfectamente catalogado para su posterior procesado y este es el tema que me gustaría tratar hoy.

Para almacenar la información que vas recabando por la web, lo mejor es usar Evernote. Tiene un funcionamiento equivalente a los block de toda la vida. Te creas un block nuevo con el nombre que desees y empiezas a añadirle notas, que tendrán a su vez un título y un contenido.

La clave radica en la correcta denominación de cada libreta. Puedes crearlas por proyectos, por temas, por grupos de trabajo o como más convenga dependiendo de cuál sea tu actividad. Lo importante es que el nombre de las libretas tenga sentido para ti y te sea fácil identificar su contenido.

A la hora de añadir una nota, es muy importante que le asignes un título que resuma su contenido de forma concisa y además deberás asignar a cada nota una o más etiquetas que te permitirán localizar notas de similar temática, independientemente de en qué libreta se encuentren y esta es la razón de que Evernote sea tan potente.

Veamos ahora algunos tipos de notas que podrás almacenar en Evernote:

  • Notas de texto. Esto tiene poca explicación. Escribes el texto que quieras y listo. Puedes utilizar el editor para poner negritas, itálicas, subrayados, diferentes tipografías y tamaños, crear enlaces y con todo ello, hacer que las notas sean más legibles. También podrás iniciar la nota con una plantilla predefinida o creada por ti. Tienes plantillas para notas de reuniones, agendas, tareas pendientes, planes de proyectos, etc.
  • Notas con audio. Desde el móvil podrás grabar un audio y convertirlo en una nota.
  • Fotografías. Este tipo de notas son muy potentes. No solo puedes hacer una foto y almacenarla en una nota, sino que podrás escribir sobre la foto haciendo anotaciones usando para ello el editor interno. Evernote se comporta, además, como un escáner y te permite fotografiar documentos, extraer su contenido con el OCR interno y almacenarlo perfectamente catalogado.
  • Listas de tareas. Algo muy útil es crear notas con listas de seguimiento, listas de compras, listas de tareas pendientes, etc. Cada ítem tendrá un checklist que podrás marcar o desmarcar según convenga.
  • Recordatorios. Esta es un opción muy interesante. Creas una nota del tipo que sea de entre los anteriores, le fijas una fecha y una hora y Evernote te avisa con una notificación en tu móvil.
  • Archivos adjuntos. Bien como parte de una nota o como una nota en sí misma, podrás adjuntar o almacenar archivos. Es una buena forma de poder adjuntar documentación a una convocatoria de reunión, por ejemplo.
  • Notas escritas a mano alzada. Y no solo escritas, sino que podrás realizar bocetos, diagramas, ilustraciones o lo que se te ocurra, usando el editor gráfico de Evernote.

Por descontado, que si estamos trabajando en la nube, no solo tenemos acceso a nuestras notas, sino que es posible compartir libretas enteras o notas individuales con otras personas de nuestro entorno de trabajo y con ello crear una red de conocimiento compartido. Como ves, es una forma muy interesante de trabajar en grupo.

Por último, me gustaría mostrarte una forma de almacenar información que permite Evernote,ciertamente útil y curiosa.

Es muy probable que para tus estudios o tu trabajo utilices un cuaderno de papel en el que vas tomando notas, haciendo diagramas o bocetos. Algo que podrías usar es lo que se denomina un cuaderno infinito. Se trata de un cuaderno cuyas hojas son pizarras blancas de esas de tipo Velleda, en las que se escribe con un rotulador borrable. Yo uso los rotuladores Staedtler Lumocolor Correctable de 0.6mm. Por descontado que no es imprescindible, pero es muy cómodo porque escribes y dibujas lo que quieras y luego lo borras.

Para guardar de forma perfectamente catalogada lo que escribas en tu cuaderno, puedes hacer una foto de cada hoja con la cámara desde Evernote y guardarla en la libreta adecuada. Y ahora es donde viene el dato curioso. Si en la esquina de cada hoja pegas un Post-it y en la configuración de Evernote asignas a cada color de Post-it una libreta, simplemente haciendo la foto, ésta quedará perfectamente almacenada y catalogada sin que necesites hacer nada para ello. ¿A que esto sí que es cómodo? Pues además de fotografiar páginas de tu libreta con un Post-it pegado en la esquina, también podrás hacer fotos de los Post-it en los que hayas escrito algo y tendrás la catalogación automática del post-it como cualquier nota.

Hay otra opción, aunque bastante más cara. Si te gusta usar las libretas Moleskine, hay un modelo concreto que tiene en cada hoja un código QR que al fotografiarla, realiza el almacenamiento y la catalogación de forma automática. El inconveniente es que, además del precio de las libretas Moleskine, necesitas usar la versión de pago de Evernote. Valora la opción por si acaso te interesa.

Ahora piensa en las posibilidades que se te abren a la hora de tomar apuntes, guardarlo y catalogarlo según los criterios que desees y más si mezclas servicios como Pocket, Inoreader, Dropbox y además creas rutinas que automaticen tareas con IFTTT. ¡Impresionante! Pero de esto iremos hablando en sucesivos artículos.

Author: fbueno.net

Sarcástico, irónico y cáustico. Agnóstico, irreverente, apolítico, apátrida y ciertamente asocial. Defensor del abstencionismo reflexivo y amante del Rock.